胡既白

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和領導溝通的5個技巧

領導技能 】 2016-03-14 11:26

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摘要:

只有腦子有問題的人,才不重視與上級領導的溝通!本文將探討如何接受上級的指令、如何向上級匯報、如何向上級請示、如何向上級領導請示、如何回應上級領導的請教、如何對待上級的批評5個方面的技巧,學完5招,讓你搞定你的領導。

 

職場中有這么一句話:只有腦子有問題的人,才不重視與上級領導的溝通!

與上級溝通是否順暢,直接影響著下級的工資、績效、工作舒適度、工作晉升,所以在某種程度上,甚至可以說,與上級的溝通決定了下級職業的命運。

善于與領導溝通的人,在工作中將更加高效,更加容易獲取相匹配的資源,并獲得更多的推薦機會。而反之,不善于與領導溝通的人則有可能南轅北轍、事倍功半。

但是在我所接觸的職場人中,卻發現很多人與上級溝通存在障礙,這具體表現在兩個方面。

1、沒有溝通意愿。不喜歡、不愿意與領導溝通。典型表現是:領導不問,我絕對不說,領導問起,愛說不說;對向上溝通有恐懼感,看見領導就像老鼠看到貓,繞道走,能不溝通盡量不溝通;開會坐在離領導最遠的地方,能不發言就不發言。

2、沒有溝通技巧。不善于與領導溝通。不能溝通及時、準確、全面向領導提供相關的信息,欠缺必備的溝通技巧,導致領導不滿,進而影響整體的溝通技巧。

    李世民是古來最優胸懷的君主,但是遇到魏征這樣“愣頭青”的不懂溝通技巧的下屬,也會氣的暴跳如雷。所以,無論領導多么開明,溝通技巧都是必備的。

因此,改善與領導的溝通,首先不把加強與領導的溝通當做“拍馬屁”,而是將其做好本職工作的重要保障。

其次就是要掌握一些必備的與領導溝通的技巧。

本文是胡既白老師多年研究上下級溝通技巧的呈現,將從如何接受上級的指令、如何向上級匯報、如何向上級請示、如何向上級領導請示、如何回應上級領導的請教、如何對待上級的批評5個方面介紹,學完5招,讓你搞定你的領導。


1、如何接受上級的指令

上級對于下級發布一個完整的指令,一般會包含3個基本要素,分別是做什么、如何做、何時完成。  

第一 、做什么。

很多下級在接到上級的指令以后,馬上“聽話、照做”,二話不說,捋起袖子就開干,好像很有執行力的樣子,這樣對么?

這樣做存在極大的風險,因為領導下達的任務不一定的是個完整的命令,或者說領導關于任務的理解跟我們的理解可能不完全一致。如果在“做什么”上面產生了誤解,那么就極有可能導致錯誤的執行,并最終導致進度的拖延和資源的浪費。

我在做董秘的時候,和我的董事長有一個很好的默契。那就是每次董事長向我分派重大或者復雜的指令之后。我都會按照我的理解,盡快的從頭到尾跟董事長復述一遍。因為,只有復述之后,我才能檢查我的理解與董事長的理解是一致的。而作為董事長,如果發現我理解偏差,他也正好立馬糾正,或者進行命令的二次發布。這種雙向反饋式的溝通,可以最大限度減少指令理解的偏差。

第二、如何做。

一般上級再跟下級下達命令時,“做什么、何時完成”都是比較清晰的,但是“如何做”一般是不清晰的,因為“如何做”正是體現下級價值的地方。

作為一名優秀的下級,應該盡可能開啟智慧、發揮主觀能動性把事情做到位。而不應在“如何做”這個階段頻繁的征求上級的意見。

必須明白,優秀的下級應該是一個“問題解決者”,而不是“麻煩的制造者”。

只有孩子才一直問“十萬個為什么”,職場人,必須是解題高手,而不是出題高手。常問問題的“木偶人”,會讓領導心里想:“要你做什么”?

第三,何時完成。

在指令“三要素”之中,應該說,上級最為關心的是“何時完成”,那么這里面就會遇到一個大家有可能遇到的問題-----領導交辦的任務,沒有按時完成,該怎么回復領導呢?

有人會解釋原因,有人會找借口,對么?都不對!

如果領導指令交代的任務沒有達成,作為下屬應該匯報以下三件事情。

第一,導致沒有完成的因素是什么?

第二,我將采取什么補救或整改的措施以期盡快達成?

第三,最終承諾的完成時間是什么?

“本次交貨期延誤是因為XX號機器出現故障導致的,我們已經調集了內部和外部的技術專家正在緊急搶修,保證在本月8號可以完成所有積存的訂單”

須知,以上三者是缺一不可的,因為它本身是一個嚴密的邏輯關系。只有知道了原因,才能想到針對性對策,只有有了對策,最后的達成期限才有了保障。


2、如何向上級領導匯報?

匯報又稱復命,一個合格的下級,上級有指令,下級必有匯報復命!請記住:不匯報,不復命等于沒工作!

那么向領導匯報工作,有什么要求呢?

第一,一定要及時的匯報。嚴格意義上,領導交代當天完成的工作,必須當天匯報,領導交代的一天以上完成的工作,每天要匯報工作進度。而且報告盡量要通過書面文字的形式,報告要簡潔,能用圖表就用圖表。

萬達公司有一個很好的匯報傳統,給董事會匯報工作,不能超過3頁PPT。簡介、明了,那么細節怎么呈現?全部做成備注,放在PPT后面,如果領導需要了解某個細節,可以根據備注直接查閱對應項。

第二,匯報上司想知道。那么問題是,一個指令下達后,領導到底想知道什么呢?答案是:結果。

我們看到有些下屬在跟領導匯報時,一次匯報花了1個小時,前面55分鐘全部都是講過程、經過,最后才講到結果,這叫做本末倒置。領導都快被你急死了!

第三,不能報喜不報憂。由于害怕挨板子、受批評,因此表功藏過,掩蓋問題,應該說,這是領導最不愿意見到的。因為,領導最害怕信息“黑洞”帶來未知的風險。暫時的掩蓋很有可能導致“千里之堤毀于蟻穴”。

第四,不要只匯報功績。對于自己做工作的努力和付出夸夸其談,這也極易引起領導的方案。須知,中國有句古話:會叫的騾子當驢賣!

表功的員工,在夸夸其談的時候,其實是這么個邏輯:領導是笨蛋,笨蛋不知道我做這件事情多么艱難,我必須向笨蛋講清楚我的努力。各位須知,另外有一句處事名言:把別人當笨蛋的,才是最大的笨蛋!


3、如何向上級領導請示?

在上下級溝通中,難免會出現超出下級能力決策范圍或者權利決策范圍的時候,這個時候,就需要向上級領導請示工作。請示工作要注意以下3個策略。

第一,要選擇題,不要問答題。一個下屬,如果喋喋不休的一直在問問答題,上級心里會方案:要你有何用?!

因此,請這樣問領導問題。

“領導,請問是選在今天下班前開會,還是明天早晨開會?”

“領導,我設計了三種方案,您看一下,哪一種更合適”

運用選擇題,表明下屬在匯報前有主動性的思考和針對性的設計,已經剪除冗余的不合格選項,大大節省了領導的決策時間。

第二,匯報時,不光要給出備選方案,而且要有方案的優劣對比。

“領導,有兩套方案,一是激進方案,優點是什么,缺點是什么,二是保守方案,優點是什么,缺點是什么”

有了優劣對比,領導就有了決策依據。

第三,匯報時,不光要有不同方案的優劣對比,還要說明自己的傾向性方案。

“領導,ABC三套方案各有利弊,根據我司目前的情況,我個人認為C方案,更適合我們目前的實情”

表明自己的觀點,為領導決策提供參考。

第四,匯報的場所不一定選在辦公室。越是辦公室這種嚴肅的辦公場所,其實溝通效果越低,下級可以根據匯報的議題,選擇適合的地方進行匯報。

我做下屬的時候,嘗試過載電梯口、停車場、食堂、羽毛球場等不同的場所給領導匯報工作,發現在輕松的環境下,匯報獲得認可的可能性更高。


4、如何回應上級的請教?

作為上級領導,有時會就一些問題,征詢下級的意見和看法。在此時,下級應該注意什么呢?

第一,盡量選在私人的場合進行表述,以方便完整、全面的表達個人的想法。同時不要出門宣揚。

第二,領導沒有采納你的意見,不要表示不滿。

作為上下級之間,建議是本分,但是如果領導不同意,那么也應該按照領導的去做。劉備被曹操追趕,執意要帶著百姓逃難,諸葛亮拼死諫阻,但是劉備執意如此,諸葛亮也只能依言而行。因為諸葛亮知道一條鐵律:建議權在下級,決策權在上級。

第三,領導做錯了,不要在背后說風涼話。

“你看,我就說這樣行不通,這不出錯了吧,活該”,我相信沒有任何一個領導能對這樣的嘲諷無動于衷。無人能未卜先知,沒必要事后冷嘲熱諷。

第四,領導如果向你詢問其他部門的意見,一定要慎重、客觀,如果功過是一九開,盡量多講功勞,職場上最怕搬弄是非之人。


5、如何回應上級的請教?

在職場中,下級難免有上級不滿意的地方,那么該如何面對上級的批評呢?

第一,一定要認真對待上級的批評,上級提出批評,不管正確與否,作為下級都要認真對待和分析。

第二,切忌當面頂撞。職場中,上下級之間的正面交鋒,必定是“殺敵一千,自傷八百”,是最愚蠢的處理方式。

2006年,盛傳網絡的“最牛女秘書”一事,盡管有80%的讀者支持女秘書,但是與上司的頂撞,直接導致這位職場精英徹底斷送自己的職業生涯。

第三,不要受了批評一蹶不振,職場最忌諱的是玻璃心。如果受了點批評,就郁郁寡歡,則必定給領導以此人不可重要的感覺。小平同志“三起三落”,受了多大的打擊,但是即使在被全國上級寫“大字報”的時候,也沒有忘記給毛澤東寫信,正是這種直面批評,笑對人生的溝通方式,讓他在人生的后半段又有了大展拳腳的舞臺。


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